Кому помогает цифровая выставка
Роман Крученик о трёх сторонах выставки: как связать подготовку, навигацию, встречи и итоги без лишних экранов и необоснованных обещаний.
АвторыМилана Ширшикова, Роман Крученик
Продукт EventBase
Регистрация участников с телефона — силами вашей команды
Встречайте участников и отмечайте их на входе с обычных телефонов — специальные терминалы не нужны. Сотрудник сканирует QR-код и сразу видит результат проверки. Если интернет пропадёт, регистрация продолжится по заранее загруженному списку, а отметки передадутся в общую систему после восстановления связи. Организатор видит поступившие данные в единой панели.
- Регистрация без интернета — после загрузки списка
- Телефон или планшет вместо терминала
- Учёт входа, посещений и выдачи материалов
- Бейджи печатаются на обычном принтере
Задача
Впечатление от мероприятия начинается со входа
Перед началом мероприятия участники приходят одновременно, у стоек растут очереди, а Wi-Fi может работать с перебоями. Команде на входе нужно быстро находить людей в списке и проверять доступ — даже если сотрудники впервые работают на вашем событии.
Ручной список
Искать фамилии глазами удобно только до появления очереди. Затем начинаются однофамильцы, пометки от руки и вопросы о том, кто уже прошёл.
Зависимость от связи
Если сканер при каждом действии обращается к серверу, перегруженный Wi-Fi тормозит работу стойки и увеличивает очередь.
Спор без фактов
«Меня уже отметили», «я точно в списке», «мне разрешили войти» — без журнала разбирать такие ситуации приходится на глазах у очереди.
Сканер
Всё необходимое для работы — на одном экране
Для работы нужен обычный телефон или планшет с браузером. Устанавливать приложение из магазина не нужно: организатор добавляет сотрудника в смену, назначает ему точки и выдаёт личный код. Имя сотрудника подставляется в журнал автоматически.
- Результат понятен с первого взгляда — и по цвету, и по тексту
- Камера включается только на время сканирования
- Поиск по имени — на случай, если QR-код недоступен
- Участника можно отметить, введя код вручную
- Поддержка сканеров-пистолетов — по USB и Bluetooth
- Карточка: имя, роль и поля, которые выбрал организатор
- Переключение между назначенными точками одним нажатием
- При отказе сотрудник сразу видит его причину
Сотрудник сразу видит, отмечен ли участник, проходил ли он раньше и разрешён ли ему доступ на эту точку.
Цвет результата всегда сопровождается текстом, поэтому интерфейс остаётся понятным людям с особенностями цветовосприятия. Светлая или тёмная тема выбирается автоматически по настройкам устройства.
Без связи
Регистрация продолжается, даже если интернет пропал
Перед началом смены устройство загружает список участников. Если связь пропадает, отметки сохраняются в локальной очереди и отправляются автоматически после восстановления сети — в том числе после перезагрузки страницы или повторного открытия браузера.
Список уже на устройстве
Поиск и карточка участника работают без обращения к серверу: список загружается до начала смены и обновляется, пока устройство в сети.
Отметки ждут в очереди
Пока связи нет, отметки остаются на устройстве и отображаются в строке состояния. Когда сеть восстановится, очередь отправится автоматически.
Повтор не превращается в дубль
Каждая отметка получает уникальный номер. Если устройство отправит её повторно, в журнале не появится вторая запись.
Данные разных точек сверяются после восстановления связи
Без интернета устройство не получает отметки с других входов. После восстановления связи система сверяет данные и уточняет результат проверки. До синхронизации отметка остаётся предварительной.
Только необходимые данные
На устройство сотрудника загружается минимальный набор данных, необходимый для проверки участника и работы без связи.
- только код, имя, роли и до двух полей анкеты, которые выбрал организатор; почта и телефон из регистрационных данных на устройство не попадают
- при выходе со смены список сразу стирается с устройства, а после отзыва доступа — как только устройство выйдет на связь
- локальную копию списка можно полностью отключить — для всего продукта или отдельной точки
Точки
Настройте регистрацию, входы в залы и выдачу материалов
Стойка регистрации, вход в зал, закрытая зона или выдача подарков работают как отдельные точки. Для каждой задаются свой режим и правила доступа, а журнал показывает, где именно отметили участника.
Вход
По отметкам на стойках регистрации система считает, сколько участников пришло на мероприятие.
Зал
Вход на сессию: видно, сколько записавшихся участников её посетили.
Зона
Выставка, фуршет, вечерняя программа, закрытая площадка.
Выдача
Материалы, подарки или обеды: видно, кто уже получил свой комплект.
Другое
Другие места, где нужно учитывать посещения участников.
Сколько раз можно отметить одного человека
- Режим
- Когда его выбирают
- Один раз
- Стойка регистрации: человек проходит её однажды
- Раз в день
- Многодневное мероприятие: вход открывается каждое утро заново
- Много раз
- Выдача кофе, повторный вход в зону
- Вход и выход
- Зал с ограниченной вместимостью: система показывает, сколько человек внутри
Правила доступа
- По роли участника — например, в вип-зону только спикеров и партнёров
- По выбранному ответу в анкете — из заранее заданного списка
- По записи на активность — в зал пускают тех, кто записался в приложении
- По заданной вместимости — сканер сообщает, что мест нет; без связи лимит сверяется после её восстановления
В спорной ситуации организатор может разрешить сотруднику принять решение на месте: рядом с отказом появится кнопка «Пропустить всё равно», а в журнале сохранится, кто и кого пропустил. Правило по анкете строится на одном заранее выбранном значении — его легко проверить и объяснить у входа.
Бейджи
Один QR-код — на телефоне, в письме или на бумажном бейдже
Каждый участник получает единый QR-код на всё мероприятие. Его можно показать на входе, в зале или на выдаче материалов — устанавливать отдельное приложение ради регистрации не нужно.
С экрана телефона
Участник открывает «Мой QR-код» в приложении мероприятия и показывает его на входе.
В письме до мероприятия
QR-код можно добавить в рассылку — участник покажет письмо с телефона или принесёт распечатку.
На листе A4
Система формирует лист A4 с четырьмя бейджами A6 или восемью бейджами A7. Остаётся распечатать лист и разрезать его на бейджи.
Только тем, кто ещё не пришёл
В день мероприятия можно напечатать бейджи только для участников, которых ещё не отметили на входе.
На бейдже печатаются те же данные, что сотрудник видит в карточке участника. Имя на бумаге и в системе совпадает, поэтому спорные ситуации у стойки решаются быстрее.
ИИ в регистрации
ИИ-помощник для команды регистрации
ИИ помогает находить участников, разбирать причины отказа и подводить итоги регистрации. Команда получает подсказки, а решение о допуске принимает сотрудник с учётом правил точки.
Подготовка
Сколько стоек нужно
По числу участников и времени начала ИИ оценивает пик потока и подсказывает, сколько точек и сотрудников поставить на вход.
На стойке
Поиск участника голосом
Сотрудник называет фамилию вслух, и сканер показывает подходящих участников. Это удобно, когда в руках бейджи и пакеты.
На стойке
Поиск по фотографии приглашения
Гость показывает приглашение на экране, распечатку письма или визитку. ИИ читает текст на снимке и находит участника в списке.
На стойке
Причина отказа и следующий шаг
Вместо «Не проходит правила» сотрудник видит, например: «Записан на сессию в 11:00 в зале А — направьте туда». Это помогает быстрее сориентироваться в ситуации.
В панели организатора
Подсказки во время регистрации
Помощник отмечает то, что видно в журнале и требует внимания: на точке выросло число отказов, зал почти заполнен, кто-то из спикеров ещё не пришёл.
В панели организатора
Задайте вопрос о регистрации
Вопросы обычными словами: «Кто из спикеров ещё не пришёл?», «Сколько человек сейчас в зале Б?», «Кого пропустили в обход правил?». Помощник отвечает на основе данных журнала регистрации.
Итоги
Итоги одним абзацем
Например: «Пришло 78% зарегистрированных, пик — 9:45–10:00, больше всего отказов было в вип-зоне по роли: похоже, у части партнёров роль не проставлена». Сводку можно проверить и включить в отчёт заказчику.
ИИ подсказывает, а не решает: кого пропускать, определяют правила точки и сотрудник. Ответы строятся только по данным вашего проекта, а поставщика ИИ выбирает организатор, в том числе с хранением данных в России. Если связь на площадке пропадёт, сканер продолжит отмечать как обычно, а подсказки ИИ вернутся вместе с сетью.
Организатору
Вся картина регистрации — в панели организатора
Все данные регистрации хранятся внутри проекта — рядом с программой, участниками и рассылками. Отдельного кабинета, второй базы участников и выгрузок между системами нет.
- сколько человек пришло и кого ещё нет
- число отметок за каждые 15 минут
- заполнение залов и отказы с причинами
- сотрудники смены, назначенные точки и личные коды
- перевыпуск кода сразу завершает прежние сеансы
- журнал с фильтрами и поиском
- отмена ошибочной отметки и ручная отметка
- отчёт о посещаемости и выгрузка данных
Ошибочную отметку не удаляют бесследно, а отменяют; пропущенную можно добавить вручную. Оба действия сохраняются в журнале, поэтому история регистрации остаётся проверяемой.
Применение
Где это нужно
Конференции и форумы
Регистрация на входе и учёт посещаемости каждой сессии.
Выставки
Проход на экспозицию, зоны партнёров и выдача материалов.
Корпоративные события
Учёт сотрудников и приглашённых гостей, доступ в закрытые зоны, на вечернюю программу и трансфер.
Многодневные события
Режим «раз в день»: каждое утро вход открывается заново, а явка считается по дням.
Обучение и аттестации
Журнал показывает, кто посетил занятие, и помогает проверить выполнение условий для выдачи сертификата.
Выдача и подарки
Отмечайте выдачу подарков и проверяйте, кто уже получил свой комплект. При работе нескольких точек без интернета данные сверяются после восстановления связи.
Запуск
От списка участников до работающей стойки
Готовим базу участников
Загружаем список, проверяем данные и выдаём каждому участнику код бейджа.
Настраиваем точки и смену
Задаём входы, залы и зоны, режимы отметки и правила доступа. Добавляем сотрудников и выдаём им личные коды.
Проводим технический прогон
Проверяем сценарий на устройствах, которые поедут на площадку, готовим бейджи и сопровождаем запуск.
Срок зависит от числа точек, правил доступа и того, насколько подготовлена база участников. Назовём его после разговора.
Вопросы
Что будет, если на площадке пропадёт интернет?
Если список участников загружен заранее, сканер продолжит работать. Неотправленные отметки сохранятся на устройстве и уйдут автоматически после восстановления сети, а повторная отправка не создаст дубликат. Пока связи нет, отметка предварительная: с отметками других устройств она сверится после синхронизации.
Нужно ли покупать терминалы или специальные сканеры?
Нет. Подойдут обычные телефоны и планшеты — свои или арендованные. Если на стойке уже есть проводной сканер-пистолет, он тоже подойдёт: система распознаёт его ввод как обычный код. До мероприятия проверим сканер на устройствах вашей команды.
Как дать сотруднику доступ к регистрации?
Сотруднику не нужен доступ к панели организатора. Организатор заранее добавляет его в смену, назначает точки и выдаёт личный код. Если код перевыпустить, прежние сеансы этого сотрудника сразу завершатся: отметки с них больше не принимаются.
Можно ли отмечать в нескольких местах одновременно?
Да. Несколько сотрудников и устройств могут одновременно работать на разных точках. Одному сотруднику можно назначить несколько точек — между ними он переключается одним нажатием, не выходя из смены.
Где участник получает QR-код?
QR-код выдаётся каждому участнику мероприятия. Показать его можно на экране приложения, в письме или на распечатанном бейдже — сканер считает любой вариант.
Мы печатаем бейджи сами. Это подойдёт?
Да. Система формирует лист A4 с четырьмя бейджами A6 или восемью бейджами A7. Можно напечатать бейджи для всех участников или только для тех, кто ещё не отмечен на входе.
Что делать с ошибочной отметкой?
Её отменяют, а не удаляют: строка остаётся в журнале с пометкой, а человека можно отметить заново. Пропущенную отметку организатор добавляет вручную. В журнале сохраняется, кто её добавил.
Что происходит с данными участников на чужих устройствах?
На устройство попадает только необходимый набор: код, имя, роли и до двух полей анкеты, которые организатор выбрал сам. Почта и телефон из регистрационных данных туда не попадают. При выходе со смены список сразу стирается с устройства, после отзыва доступа — при следующем подключении к сети. Локальную копию можно полностью отключить.
EventBase журнал
О мероприятиях, технологиях и опыте команд, которые их создают.
Геймификация мероприятия: от задачи к игре
Милана ШиршиковаКак устроен личный маршрут участника
Милана Ширшикова, Владимир БоринПерсонализация без информационного шума
Милана ШиршиковаНетворкинг: от поиска человека до встречи
Милана Ширшикова
Подберём схему регистрации для вашего мероприятия
Расскажите о площадке, числе участников и местах проверки доступа — предложим схему регистрации и покажем работу сканера и панели организатора.